GUÍA PARA PROPIETARIOS Y ARRENDATARIOS · 6 DE OCTUBRE DE 2026

Inventario de un apartamento en arriendo: qué debe incluir y formato descargable

El inventario debe registrar cómo se entrega el inmueble, qué elementos incluye y cuáles son sus daños o pendientes previos. Conviene identificar a quienes participan, describir cada espacio, relacionar fotografías, anotar lecturas de medidores y dejar constancia de las llaves entregadas y de las observaciones de ambas partes.

Si vas a arrendar un apartamento en Bello o Medellín, hacerlo antes de la mudanza permite revisar el lugar sin muebles que oculten paredes, pisos o instalaciones. Este documento también sirve como referencia al momento de la devolución.

¿Qué debe incluir el inventario de entrega?

1. Identificación del inmueble: dirección, apartamento, municipio y parqueadero o cuarto útil incluidos en el arriendo.
2. Datos de la entrega: fecha, hora, referencia del contrato y nombres de quien entrega y quien recibe. Indica si alguien actúa como representante.
3. Estado por espacios: sala, cocina, habitaciones, baños, zona de ropas y demás áreas. Describe materiales, cantidades y defectos visibles.
4. Funcionamiento verificado: puertas, cerraduras, griferías, desagües y equipos incluidos. Anota qué se probó y qué quedó sin verificar.
5. Servicios y accesos: identificación y lectura de medidores, llaves, tarjetas y controles con sus cantidades.
6. Evidencias y pendientes: fotos identificadas, acción acordada, responsable cuando exista acuerdo y fecha de seguimiento.
7. Observaciones y firmas: registra desacuerdos antes de firmar y entrega una copia completa, con anexos, a cada parte.

Cómo hacer la revisión paso a paso

1. Recorre el apartamento con un orden fijo

Empieza por la entrada y continúa habitación por habitación. Revisa pisos, paredes y techos; después puertas, ventanas y elementos instalados. Una mancha de humedad, un vidrio fisurado o una baldosa rota deben quedar descritos con su ubicación concreta.

2. Documenta las pruebas y sus límites

Comprueba lo que sea seguro y esté a tu alcance, como abrir y cerrar ventanas o verificar la salida de agua. Si un equipo no puede probarse porque falta un servicio, escribe “no verificado” y el motivo. Una inspección visual no sustituye una revisión técnica de gas o electricidad.

3. Relaciona fotografías con el documento

Toma una vista general y otra de detalle para cada hallazgo. Nombra los archivos, por ejemplo, COC-01 o HAB1-02, y usa esos mismos códigos en el inventario. Conserva los originales y comparte los anexos con las partes por un medio acordado; evita publicar imágenes con documentos personales o datos privados.

4. Deja los pendientes por escrito

No basta con anotar que algo “se arreglará”. Registra el hallazgo, la acción convenida, quién la asumirá si ya se acordó y cómo se confirmará el cierre. Si todavía hay desacuerdo, déjalo expresamente consignado.

Ejemplo de un registro útil

Ejemplo ficticio; no corresponde a un inmueble ni a un caso real de SERJES.

La descripción permite comparar estados. Es más útil que marcar todo el apartamento como “en buen estado”, sin explicar qué se revisó.

¿Todo deterioro se le cobra al arrendatario?

No debe asumirse automáticamente. El artículo 2005 del Código Civil colombiano contempla la devolución del bien considerando el deterioro derivado de su uso legítimo. Por eso es importante diferenciar daños previos, desgaste por uso y hechos cuya responsabilidad requiere revisión. El inventario aporta información, pero no convierte por sí solo cada observación en una deuda.

Si existe una diferencia, revisa el contrato, los registros iniciales, las fotografías y las circunstancias del caso. Amplía esta información en nuestra guía sobre quién paga las reparaciones de una vivienda arrendada.

Preguntas frecuentes

¿Las fotos reemplazan el inventario escrito?

Conviene usarlos juntos: las fotos muestran detalles y el documento identifica fechas, elementos, pruebas, observaciones y acuerdos. Relaciona cada archivo con el registro correspondiente.

¿Qué hago si encuentro un daño después de recibir el apartamento?

Comunícalo cuanto antes por el canal acordado, con descripción y evidencia. Solicita que quede registrado como novedad. Haberlo detectado después no permite determinar, por sí solo, quién es responsable.

¿Sirve el mismo formato para la devolución?

Sí. Señala que se trata de una devolución y compáralo con el inventario inicial. Conserva ambos registros; no sobrescribas el de entrada. Documenta llaves, lecturas y diferencias sin confundir el inventario con un paz y salvo.

Fuente jurídica consultada el 6 de octubre de 2026: Código Civil colombiano, artículo 2005, repositorio normativo de Colpensiones. Esta guía y el formato son orientativos; las diferencias concretas requieren revisar el contrato y las evidencias.